Werkplaats & garage

Werkorders

Een auto belandt altijd via een werkorder in de werkplaats — zo is voor iedereen duidelijk wát er aan een auto gebeurt. Een werkorder doorloopt de statussen Open → Bezig → Klaar (of Geannuleerd) en is zichtbaar in de tijdlijn van de auto.

Werkorders kunnen voor je eigen voorraad zijn (gereedmaken voor verkoop) of voor een klant-auto die alleen voor service binnenkomt, zonder dat die in je verkoopvoorraad of prijzen verschijnt.

Rond je een werkorder af op een auto uit je eigen voorraad, dan wordt het werk automatisch als kosten op die auto geboekt — materiaal als onderdelen, uren als voorbereiding. Zo telt het mee in de marge bij verkoop in plaats van te verdwijnen in een klantfactuur die er nooit komt. Heropen je de werkorder, dan verdwijnt de kostenregel weer; opnieuw afronden telt nooit dubbel.

Artikelen importeren

Je onderdelencatalogus kun je in één keer inlezen vanuit een CSV, net als auto's en relaties. Ga naar Instellingen → Importeren en kies het tabblad "Onderdelen importeren"; download daar het sjabloon met de juiste kolommen (artikelnr, naam, omschrijving, categorie, eenheid, inkoopprijsCents, verkoopprijsCents, minimumvoorraad, onderneming).

Prijzen vul je in centen in — € 12,50 wordt 1250. Alleen de naam is verplicht; laat je categorie, eenheid of minimumvoorraad leeg, dan gelden dezelfde standaarden als bij handmatig aanmaken. In de kolom onderneming zet je de naam van de entiteit die de voorraad houdt; die laten staan of onbekend laten betekent de primaire onderneming. Je ziet vóór het importeren per regel of hij goed is; regels met een fout worden overgeslagen en geteld.

Offerte vóór het inplannen

Wil je akkoord van de klant vóór je gaat sleutelen? Zet de arbeid (eenheid "uur") en onderdelen als regels op de werkorder en klik op "Offerte versturen". Er wordt een nette offerte-PDF gegenereerd (in het dossier bewaard) en de klant tekent digitaal via SignVault. Het akkoord (of de afwijzing) komt automatisch terug op de werkorder — daarna plan je gewoon in zoals altijd. Zonder klant-e-mail blijft de offerte als concept-PDF in het dossier staan.

Onderhoud inplannen

Met de inplan-wizard kies je klant → auto → werkzaamheden en zet je de werkorder in één keer op de planning. Dezelfde klant→auto-picker gebruik je ook bij het bandenhotel en de verhuur.

Garantieclaims

Komt een verkochte auto terug met een klacht die onder de garantie valt? Dien op de voertuigkaart (sectie Garantie) een claim in en koppel 'm aan de werkorder — die wordt dan gemarkeerd als garantiewerk: de kosten drukken intern op de garantie in plaats van op een klantfactuur. Onder Werkplaats → Garanties beheer je alle open claims (toekennen, afwijzen, afhandelen) en zie je welke garanties bijna verlopen.

Nacalculatie: begroot vs. geklokt

Elke werkorder toont begrote uren (de regels met eenheid "uur") naast de werkelijk geklokte tijd van de monteurs, met de afwijking in kleur. Het urenoverzicht (Werkplaats → Geklokte uren) heeft daarnaast een nacalculatie-tabel over de recente werkorders — zo zie je structureel of je begrotingen kloppen.

Visuele planning

De planning is een Outlook-stijl weekoverzicht (maandag t/m zondag):

• •Een vaste, opgeslagen kleur per monteur — herkenbaar over de weken heen.
• •Reserveer een resource per klus: brug, hefbrug of bay.
• •De capaciteit volgt uit het aantal beschikbare monteur-uren per dag.
• •In de compacte kaart zie je in één oogopslag de monteur, de brug en of de benodigde materialen binnen zijn; bij openen volgt het volledige detail.

Bandenhotel

Sla bandensets per klant/auto op (bijvoorbeeld een winterset op velg) met locatie en seizoen. Geef je een gewenst wisselmoment op, dan maakt Wagenbeheer daarvoor automatisch een werkorder "Bandenwisseling" aan, zodat de wissel via de normale planning wordt opgepakt.

Profieldikte per positie: leg optioneel de resterende profieldiepte vast op de vier posities — LV/RV (links/rechts voor) en LA/RA (links/rechts achter), in millimeters. In de stallingenlijst zie je per positie meteen een kleurindicator: 🔴 onder 2 mm (direct handelen/vervangen), 🟡 2–3 mm (tijdig bestellen) en ✅ vanaf 3 mm voldoende. Niet-gemeten posities blijven grijs. Zo zie je in één oogopslag welke klant aan nieuwe banden toe is — en kun je proactief een set aanbieden.

Kenteken zoeken & eigenaarswisseling

Zoek in de werkplaats direct op kenteken — een gelijkwaardig startpunt naast de klant-zoeker. Is de auto al bekend, dan land je meteen op één overzicht met de voertuiggegevens, de huidige eigenaar en de volledige afsprakenhistorie. Is de auto onbekend, dan haalt Wagenbeheer de RDW-gegevens op en maak je 'm in één stap aan.

Komt een auto terug bij een nieuwe eigenaar? Koppel vanuit dat overzicht direct een andere relatie. Elke eigenaarswisseling wordt vastgelegd, zodat de historie van een auto altijd klopt.

APK-herinneringen

Wagenbeheer bewaakt automatisch de APK-datum van je klant-auto's. Op de momenten die je zelf instelt (standaard 30, 14 en 7 dagen vóór het verlopen) krijgt de klant automatisch een herinnering om tijdig een afspraak te maken — via het kanaal dat je per klant instelt (zie "Kanaalvoorkeur per klant"). Onder "APK naderend" zie je bovendien in één lijst welke auto's binnenkort aan de beurt zijn, gesorteerd op resterende dagen.

Herinneringen stoppen vanzelf zodra ze niet meer nodig zijn: staat er al een werkplaatsafspraak voor de auto gepland, dan sturen we geen herinnering meer. En als uit de RDW-gegevens blijkt dat de auto inmiddels op naam van iemand anders staat (de klant heeft 'm verkocht), stopt de herinnering ook — je krijgt daar één melding van, zodat je de klantkoppeling kunt bijwerken. Koppel je zelf een nieuwe eigenaar aan de auto, dan krijgt die gewoon weer herinneringen.

Klantcommunicatie bij afspraken

Zodra je een werkplaats-afspraak inplant, krijgt de klant automatisch een bevestiging; daarnaast stuurt Wagenbeheer een herinnering vóór de afspraak — standaard 24 uur van tevoren, instelbaar onder Garage-instellingen. Zo komen no-shows minder voor en hoef je zelf niet te bellen. Het kanaal volgt de kanaalvoorkeur van de klant.

Kanaalvoorkeur per klant (e-mail/WhatsApp)

Per klant stel je in hoe de werkplaats hem informeert: per e-mail, per WhatsApp, of allebei. De schuifjes staan op de relatiekaart én bij de eigenaar-informatie op het werkplaats-voertuigoverzicht — direct aan te passen op het moment dat de klant erom vraagt.

• •Standaard staat e-mail aan; het WhatsApp-schuifje verschijnt zodra je de WhatsApp-koppeling hebt ingericht (eigen Meta-account — berichtkosten lopen rechtstreeks via Meta, Wagenbeheer rekent er niets voor).
• •Beide aangevinkt = de klant krijgt het bericht via beide kanalen.
• •Vangnet: mist het enige aangevinkte kanaal een contactgegeven (bijv. e-mail aan, maar geen adres bekend), dan gebruikt Wagenbeheer automatisch het andere beschikbare kanaal.
• •Beide schuifjes uit = een bewuste opt-out: de klant ontvangt geen APK- of afspraakberichten.

Onderdelen & voorraad

Beheer je onderdelen-/artikelcatalogus met een voorraadadministratie. Gebruik je een artikel op een werkorder, dan boekt Wagenbeheer de voorraad automatisch af. Per artikel stel je een minimumvoorraad in; kom je daar op of onder, dan verschijnt het artikel in het besteladvies. In de artikelenlijst zie je per regel een kleurindicator (🔴 onder minimum · 🟡 op minimum · ✅ voldoende) en boek je met één klik een ontvangen bestelling bij.

Bestellen bij de grossier

Koppel je eigen grossier-account (Fource / LKQ NL) onder Koppelingen met je API-sleutel en login. Vanuit een openstaande werkorder zoek je dan direct in de catalogus en plaats je een bestelling; de bestelreferentie komt op de werkorder te staan, en bij ontvangst boek je de voorraad bij. (Deze koppeling vereist een Fource-API-account en wordt geactiveerd zodra die toegang rond is.)

APK afmelden bij de RDW (A2SP)

Voor RDW-erkende APK-keuringsgarages: meld een APK rechtstreeks bij de RDW af. Koppel eerst je eigen A2SP-account onder Koppelingen, en koppel per monteur de keurmeester (pasnummer + pincode) — de bevoegdheden worden dan live bij de RDW opgehaald.

Vanuit een APK-werkorder start je de afmelding: kies de keurmeester en erkenning, vul de tellerstand in (of "geen teller" voor oldtimers), selecteer eventuele gebreken uit de RDW-gebrekenlijst (zoekbaar op omschrijving) en geef zo nodig de OBFCM-afwijkingsreden op. Vóór het definitief afmelden zie je een controlescherm. Na afmelden wordt het APK-rapport als document bij de auto bewaard. Triggert de RDW een steekproef, dan blokkeert het systeem verdere afmeldingen tot je die hebt bevestigd — precies zoals de RDW het voorschrijft.

Garage-instellingen

Onder Garage-instellingen leg je je resources vast (welke bruggen/bays er zijn), de werktijden per dag en de APK-herinnering-momenten. Die werktijden sturen de tijd-as en de inpasbare capaciteit in de planning.