Relaties & KYC/KYB

Klanten en leveranciers

Leg elke klant of leverancier één keer vast en koppel ze aan voertuigen. Op een auto kies je de leverancier (inkoop) en de klant (verkoop); die gegevens komen automatisch terug op de koop- en inkoopovereenkomst.

Vaste verkoper per relatie

Elke relatie kan een vaste verkoper hebben — die ontvangt bijvoorbeeld de bezitsduur-herinnering (het inruilmoment). Het veld vult zichzelf: bij de eerste levering wordt de leverende verkoper automatisch de vaste verkoper. Handmatig aanpassen kan altijd via de dropdown op de relatiekaart.

• •Vertrekt een medewerker? Draag al diens relaties in één keer over via Team → "Relaties overdragen" (kies de opvolger).
• •Een medewerker verwijderen kan pas nadat de gekoppelde relaties zijn overgedragen — zo blijven er nooit klanten zonder aanspreekpunt achter.

Automatische controles

• •KvK-lookup: vul een KvK-nummer of een bedrijfsnaam in en de bedrijfsgegevens worden opgehaald.
• •VIES: controleer een EU-btw-nummer; de uitkomst wordt vastgelegd als bewijs voor een 0%-export. Zakelijke klanten worden bovendien dagelijks automatisch hercontroleerd.
• •EORI: controleer het EORI-nummer voor export buiten de EU.

Dagelijkse VIES-bewaking & leveringsblok

Voor zakelijke klanten met een btw-nummer draait elke dag automatisch een VIES-controle. Komt een nummer als ongeldig terug, dan markeert Wagenbeheer de relatie als geblokkeerd (rode banner op de relatie-kaart) en wordt de levering van een auto aan die klant tegengehouden tot het btw-nummer weer klopt. Een tijdelijke storing bij VIES blokkeert nooit — alleen een écht ongeldig nummer.

Klik op het btw-nummer voor de volledige controle-history (eerste/laatste geldige check, eerste/laatste blokkade, totaal aantal checks) of druk op "Hercheck nu" om direct opnieuw te controleren. Een zakelijke relatie zonder btw-nummer toont een oranje waarschuwing en is ook niet leverbaar.

Identiteitsdocumenten (KYC)

Identiteitsbewijzen en gezichtsfoto's worden versleuteld opgeslagen en automatisch opgeschoond na de bewaartermijn. Zakelijke stukken (KvK-uittreksel, btw-bevestiging) en gespreksverslagen blijven leesbaar in de KYC-documentenlijst op de relatie-kaart. Zo houd je je dossier op orde zonder gevoelige gegevens langer te bewaren dan nodig.

KYC/KYB-portaal (zelf aanleveren, meertalig)

Stuur een klant vanaf de relatie-kaart een veilige link — per e-mail of WhatsApp, in het Nederlands, Engels of Duits. De link is 7 dagen geldig; je ziet de status (open, gedeeltelijk, compleet, verlopen) en tot welke stap de klant is gekomen, en kunt een herinnering of een nieuwe link sturen.

De klant doorloopt een formulier op maat: zakelijk zeven stappen (bedrijf, registratie, eigenaar, gemachtigde, leveringsadres, documenten, bevestiging), particulier vier. Identiteitsbewijs en KvK-/btw-stukken upload je; voor de gezichtscontrole maakt de klant met de webcam drie foto's (recht, links, rechts). De voortgang wordt per stap bewaard, dus de klant kan later verdergaan waar hij was. Alles landt automatisch op de relatie-kaart.

Klantportaal (mijn omgeving)

Geef een klant een eigen permanente online omgeving, met jouw garagenaam als kop en je contactgegevens onderaan: de eigen auto('s) met APK-status, geplande en eerdere afspraken, documenten die jij expliciet deelt, en de mogelijkheid om zelf een werkplaatsafspraak aan te vragen. De klant vinkt APK en/of onderhoud aan (beide tegelijk kan) en kiest een gewenste dag vanaf morgen. De aanvraag verschijnt als openstaande taak op je dashboard; het echte inplannen (met brug en monteur) doe jij via de planning, waarna de klant automatisch een bevestiging krijgt.

Versturen doe je vanaf de relatie-kaart: de klant krijgt een persoonlijke toegangslink per e-mail — geen wachtwoord nodig. De link blijft geldig zolang de klant 'm gebruikt; je kunt op elk moment een nieuwe link sturen of de toegang intrekken. Documenten zijn nooit standaard zichtbaar: per document kies je op de voertuigkaart of het in het portaal gedeeld wordt. Het portaal toont je eigen logo en is beschikbaar in het Nederlands, Engels en Duits.

Externe verificatie (betaalde add-on)

KYC (persoon) — naast het eigen (gratis) KYC/KYB-portaal kun je een volledige externe identiteitsverificatie aanvragen. Dit is bedoeld als incidentele escalatie bij twijfel, niet als routine-check. Het is een betaalde dienst: de kosten (ca. € 25 per check, uniform voor alle methodes) worden op je eerstvolgende maandfactuur bijgeschreven. Elke aanvraag wordt vastgelegd.

KYB (bedrijf) — voor zakelijke relaties kun je een externe bedrijfsverificatie (bedrijfsregister, uiteindelijk belanghebbenden/UBO, PEP- en sanctiecontrole) via Scrive aanvragen. Let op: dit is nog in voorbereiding — je kunt de aanvraag op de relatiekaart alvast vastleggen, maar de koppeling met de externe dienst is nog niet live, dus er wordt nog niets automatisch uitgevoerd of doorbelast.