Voertuigen & voorraad

Kentekenlookup

Vul een Nederlands kenteken in en de voertuiggegevens worden automatisch opgehaald bij de RDW: merk, model, datum eerste toelating, brandstof en meer. Zo staat een nieuwe auto in seconden in je dossier.

Statussen in de pijplijn

Volg elke auto door de vaste stappen, zodat iedereen ziet waar een auto staat:

• •Inkoop → Binnengekomen → Keuring → Kenteken → Gereedmaken → Verkoopklaar → Verkocht → Geleverd.
• •Elke statuswijziging wordt vastgelegd in de historie — handig voor een voorraad per peildatum.

APK-signaal op de voorraad

Een onverkochte voorraad-auto met een naderende of al verlopen APK krijgt automatisch het ❗-signaal in de voorraadlijst — niet alleen als eenmalige waarschuwing bij inkoop, maar zolang de auto in voorraad staat. Zo blijft het zichtbaar dat de APK geregeld moet worden voordat de auto verkoopklaar is.

De drempel is instelbaar (standaard 90 dagen vóór de vervaldatum; zelfde instelling als de inkoopwaarschuwing). Het signaal telt mee in de filter-chip en de teller boven de lijst, en verdwijnt zodra de APK weer ver genoeg vooruit staat of de auto verkocht is. Klant-auto's die alleen voor onderhoud binnenkomen tellen hier niet mee — die krijgen los een APK-herinnering.

Kosten en marge

Boek alle kosten op de auto (transport, poets, onderdelen, recovery). De marge is altijd de verkoopprijs min de inkoop min álle kosten — het complete getal, niet alleen de inkoop.

Eén kostenfactuur, bijvoorbeeld transport, verdeel je met de knop "Verdelen over meerdere auto's" in één keer over de betrokken auto's.

Per kostenregel kies je wat ermee gebeurt. Standaard gaat een kost "in de prijs": hij verdwijnt in de kostprijs en de klant koopt gewoon één auto — zo werkt bijvoorbeeld een complete ombouw. Zet je hem op "doorbelasten", dan komt hij als aparte regel bovenop de autoprijs op de verkoopfactuur.

Bij een doorbelaste regel vul je apart in wat de klant betaalt. Dat mag afwijken van wat het jou kostte: een alarm dat je voor € 400 inkoopt kun je voor € 650 doorbelasten. De kost blijft gewoon meetellen in de kostprijs van de auto — het netto-effect op je resultaat is dus de opslag, niet de kostprijs. Laat je het bedrag leeg, dan gaat de post tegen kostprijs mee.

Een doorbelaste regel komt pas op de factuur zodra de klant akkoord is. Komt de post uit een werkorder, dan is de geaccepteerde offerte van die werkorder dat akkoord — je hoeft niets extra's te doen. Bij een kost die je zelf hebt toegevoegd vink je "klant akkoord" aan. Tot dat moment blijft de regel van de factuur af.

Doorbelaste regels krijgen hun eigen btw-behandeling. Verkoop je een marge-auto en bouw je er een alarm in dat je doorbelast, dan valt dat alarm niet onder de margeregeling en staat het met 21% btw op de factuur — met een toelichting eronder. Bij export is de hele levering 0%, ook de bijkomende regels.

Aanbetaling en creditnota

• •Leg een aanbetaling vast die later met de eindfactuur wordt verrekend.
• •Maak een creditnota en zet de auto desgewenst met één vinkje terug op voorraad.

Foto's en publiceren

Upload foto's (ook door een fotograaf zonder prijsinzage) en zet een auto met één klik op de verkoopkanalen en je eigen etalage. Advertentieteksten genereer je in het Nederlands, Duits en Engels.

De volgorde van de foto's bepaal je zelf met de pijltjes op elke foto. De eerste foto is de hoofdfoto — die komt op de raamkaart. Per foto kies je bovendien of hij meegaat naar de portals (handig om schade- of kilometerfoto's uit te sluiten).

Verkoopblad en raamkaart

Van elke auto maak je twee verschillende A4's, allebei onder Documenten (PDF) op de voertuigkaart. Ze tonen allebei de prijs, dus ze zijn zichtbaar voor dezelfde rollen — receptie en fotograaf kunnen ze niet downloaden.

• •Verkoopblad: het zakelijke document, met je briefhoofd, KvK- en btw-nummer, wie het opstelde en je watermerk. De omschrijving kies je in het Nederlands, Duits of Engels.
• •Raamkaart: de kaart achter de ruit. Bedrijfsgegevens en kenteken bovenaan, daarna merk/model, de foto naast de prijs, de kerngegevens met de kilometerstand als grootste cijfer, de uitrusting en onderaan garantie en APK. Zonder briefhoofd, KvK/btw-nummer of watermerk.
• •De prijs op de raamkaart is de NL-prijs; is die niet ingevuld, dan de gewone verkoopprijs. Staat de auto op marge of btw, dan komt dat als regel onder de prijs te staan.
• •Welke opties op de raamkaart komen staat standaard op automatisch (alles wat is aangevinkt). Wil je het inkorten, ga dan naar Opties & uitrusting → "Tonen op de raamkaart" en kies zelf; met één knop zet je het weer terug op automatisch. Passen er veel opties op, dan verkleint de tekst automatisch mee zodat de kaart altijd één pagina blijft.

Documenten en ondertekening

Bewaar CoC, CMR, registratiebewijs, orderbevestiging en facturen bij de auto. Uitgaande documenten laat je digitaal ondertekenen, en een AI-controle vergelijkt een document met het dossier.

Garantie bij verkoop

Leg bij (of na) de verkoop een garantie met looptijd vast op de voertuigkaart: BOVAG, fabrieksgarantie of eigen garantie, met start- en einddatum, een optioneel kilometerplafond en vrije voorwaarden. Een garantie die binnen 60 dagen verloopt wordt gemarkeerd; het overzicht van alle lopende garanties en open claims vind je onder Werkplaats → Garanties.

RDW-handelingen (via A2SP)

Met een eigen A2SP-koppeling (Koppelingen → RDW via A2SP, inclusief je RDW-bedrijfsnummer) doe je RDW-handelingen rechtstreeks vanaf de voertuigkaart: opname in de bedrijfsvoorraad (vrijwaren), overdracht aan een andere handelaar, een exportmelding met de buitenlandse koper, en losse tellerstandregistratie (OKR). Het systeem toont de handeling die bij de status van de auto past, bewaart elke transactie met de RDW-melding in een historie en zet het vrijwaringsbewijs automatisch bij de documenten.

Verkoop aan een particulier loopt zoals altijd via de tenaamstellingscodes van de koper (kentekenloket) — dat is geen A2SP-dienst. De voertuigstatus in Wagenbeheer wijzigt niet automatisch mee met een RDW-transactie; jij houdt de regie over de pijplijn.