Verwerkersovereenkomst
Versie 2026-06-1.0
Van toepassing op gebruikers van Wagenbeheer (beta.wagenbeheer.nl en www.wagenbeheer.nl). Deze verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen de organisatie die zich registreert voor Wagenbeheer (de Verwerkingsverantwoordelijke) en Wagenbeheer B.V. (de Verwerker), en wordt digitaal geaccepteerd tijdens registratie of gebruik van het platform.
1. Partijen
Deze verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen de organisatie die zich registreert voor Wagenbeheer (de Verwerkingsverantwoordelijke) en Wagenbeheer B.V. (de Verwerker). Acceptatie vindt volledig digitaal plaats tijdens registratie of gebruik van het platform.
2. Doel
Deze overeenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens door Wagenbeheer ten behoeve van de dienstverlening van het platform.
3. Verwerkingen
Wagenbeheer verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van het platform, waaronder gebruikersaccounts, relatiegegevens, communicatiegegevens, KYC-gerelateerde gegevens, auditlogs en overige gegevens die door de klant binnen het platform worden opgeslagen.
4. Categorieën betrokkenen
Klanten, prospects, leveranciers, medewerkers, gebruikers van het platform en overige personen waarvan gegevens door de klant worden geregistreerd.
5. Instructies
Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke en niet voor eigen doeleinden, behoudens wettelijke verplichtingen.
6. Beveiliging
Wagenbeheer treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder rolgebaseerde autorisaties, MFA, versleutelde verbindingen, logging, tenant-isolatie en beveiligde opslag van gegevens.
7. Geheimhouding
Alle personen die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gebonden aan geheimhouding.
8. Subverwerkers
Wagenbeheer mag gebruikmaken van subverwerkers voor hosting, communicatie, back-ups en ondersteunende dienstverlening. Een actueel overzicht wordt op verzoek beschikbaar gesteld. Subverwerkers worden onder ten minste gelijkwaardige verplichtingen ingeschakeld als in deze overeenkomst.
9. Verwerking binnen de EU/EER
Persoonsgegevens worden in beginsel verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Unie/Europese Economische Ruimte. Mocht een verwerking buiten de EER plaatsvinden, dan gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen conform de AVG.
10. Datalekken
Verwerker meldt datalekken zonder onredelijke vertraging nadat hiervan kennis is genomen en verstrekt alle redelijkerwijs beschikbare informatie.
11. Rechten van betrokkenen
Verwerker ondersteunt Verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken inzake inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit.
12. Controle
Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke op verzoek de informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen, met inachtneming van de bedrijfsvoering en de geheimhouding jegens andere klanten.
13. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de dienstverlening of wettelijke verplichtingen.
14. Einde overeenkomst
Na beëindiging van de dienstverlening worden persoonsgegevens verwijderd of geretourneerd conform wettelijke verplichtingen en het geldende retentiebeleid.
15. Wijzigingen
Wagenbeheer kan deze overeenkomst herzien; een herziene versie wordt gepubliceerd met een nieuw versienummer. Bij een materiële wijziging wordt opnieuw om akkoord gevraagd.
16. Digitale acceptatie
Door het aanvinken van de akkoordverklaring tijdens registratie of gebruik van Wagenbeheer verklaart de Verwerkingsverantwoordelijke deze verwerkersovereenkomst te hebben gelezen en aanvaard. Deze elektronische acceptatie geldt als rechtsgeldige ondertekening.
Bij activatie van een account wordt vastgelegd welke versie is geaccepteerd. Bij een herziene versie wordt opnieuw om akkoord gevraagd.